Última actualización: octubre de 2026. Política adoptada en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
1. Responsable del tratamiento
Barona Enterprise, identificada con NIT 901.402.517-1, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia. Correo para asuntos de datos personales: info@baronaenterprise.com · Teléfono: +57 324 669 4053. Sitio: https://baronaenterprise.com/.
2. Alcance y doble rol
- Como responsable, tratamos los datos de los usuarios que crean una cuenta, de los suscriptores y de quienes nos contactan.
- Como encargado, tratamos por cuenta de cada empresa usuaria los datos personales que ella registra en el servicio (sus clientes, proveedores, empleados y demás terceros). Frente a esos datos, la empresa es la responsable y nuestras obligaciones están en el acuerdo de transmisión de datos personales.
3. Datos que tratamos
- Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, documento de identidad y cargo, cuando los suministras.
- Datos de acceso y seguridad: contraseña (guardada solo como huella cifrada, nunca en texto), configuración de la verificación en dos pasos, direcciones IP, fechas de ingreso y bitácora de acciones.
- Datos de las empresas: razón social, NIT, dirección, responsabilidades fiscales, información contable, documentos electrónicos, certificado de firma digital y PIN (cifrados).
- Datos de nómina que la empresa registra: salario, afiliaciones a seguridad social, cuentas bancarias, novedades. Algunos, como las incapacidades, pueden ser datos sensibles relacionados con la salud: se tratan solo para liquidar la nómina y cumplir obligaciones legales, con acceso restringido por roles.
- Pagos: datos de facturación del suscriptor. No almacenamos números completos de tarjetas.
4. Finalidades
- Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y prestar el servicio contratado.
- Generar, firmar, transmitir y entregar documentos electrónicos a la DIAN y a los clientes de cada empresa, cuando la empresa lo decide.
- Seguridad: prevenir fraudes y accesos no autorizados, mantener la bitácora de auditoría y las copias de seguridad.
- Soporte, atención de PQRS y comunicaciones sobre el servicio (avisos de la cuenta, vencimientos, cambios en los términos).
- Facturar el servicio y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales, y atender requerimientos de autoridades.
- Con tu autorización expresa, que puedes revocar en cualquier momento: enviarte novedades del producto. No es obligatorio para usar el servicio.
No vendemos ni alquilamos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.
5. Autorización
Al registrarte otorgas tu autorización previa, expresa e informada mediante la casilla de aceptación del formulario; conservamos prueba de ella. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requerimientos de autoridad). El tratamiento de datos sensibles es facultativo: no estás obligado a autorizarlo, salvo que sea necesario para la relación laboral que gestiona la empresa.
6. Derechos del titular
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite con nosotros.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos.
7. Procedimiento para consultas y reclamos
- Canal: escribe a info@baronaenterprise.com o usa el formulario de PQRS, indicando tu nombre, documento, la solicitud y un medio para responderte. Si actúas en nombre de otro, adjunta el poder.
- Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más avisándote el motivo.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido.
- Si los datos los registró una empresa usuaria (por ejemplo, eres cliente o empleado de ella), trasladamos tu solicitud a esa empresa, que es la responsable, y te informamos.
8. Transmisión y transferencia
- DIAN: los documentos electrónicos que la empresa decide emitir o transmitir.
- Proveedores de infraestructura: Microsoft Azure (alojamiento y correo transaccional), bajo cláusulas de confidencialidad y seguridad. Los datos pueden alojarse en centros de datos fuera de Colombia, en países con niveles adecuados de protección o con las garantías contractuales que exige el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
- Sistemas que la empresa conecta mediante la API Conecta o webhooks que ella misma configura.
- Autoridades, cuando lo ordene la ley o una decisión judicial.
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo: conexiones cifradas, contraseñas protegidas con funciones de derivación de claves, cifrado del certificado de firma y del PIN, verificación en dos pasos, control de acceso por roles, bitácora de cambios, separación de la información de cada empresa y copias de seguridad diarias. Más información en seguridad y confianza.
10. Menores de edad
El servicio no está dirigido a menores de edad. Si una empresa registra datos de menores (por ejemplo, aprendices), debe hacerlo respetando su interés superior y con la autorización de su representante legal.
11. Conservación
Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y, después, durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias o atender reclamaciones. Al cancelar, la información de la empresa se mantiene 90 días para que la exporte y luego se elimina o anonimiza.
12. Registro Nacional de Bases de Datos
Barona Enterprise registra sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley se lo exige.
13. Vigencia y cambios
Esta política rige desde su publicación. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y se comunicará a los usuarios antes de aplicarse; si implica nuevas finalidades, pediremos una nueva autorización. Consulta también el aviso de privacidad.